Tugas Portofolio 2

A.  Pengorganisasi Struktur Manajemen

1.    Pengertian Struktur Organisasi

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun. Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan.

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan, bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Struktur organisasi juga dapat diartikan susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

2.     Pengorganisasian Sebagai Fungsi dari Manajemen

Struktur Formal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur Informal

Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggah dengan struktur formal organisasi. Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status).

Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi.

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, dll.

3.  Sertakan atau cantumkan contoh struktur organisasi dari Sebuah Perusahaan

Berikut ini adalah contoh bagan struktur organisasi beserta fungsinya dari perusahaan perkebunan.

Untuk jajaran atas atau pemimpin, struktur bagan organisasi terdiri atas.

1. Direktur Utama, dibantu oleh bagian:

a.    Sekretaris Perusahaan dan Kepala Bidang Pengawasan

b. Direktur Keuangan, yang dibantu oleh bagian:

1) Kepala Bagian (Kabag) Akuntansi

2) Kepala Bagian (Kabag) Keuangan

3) Kepala Bagian (Kabag) PKBL

c. Direktur SDM dan Umum, yang dibantu oleh bagian:

1) Kepala Bagian (Kabag) Pengadaan

2) Kepala Bagian (Kabag) Hukum

3) Kepala Bagian (Kabag) Sumber Daya Manusia (SDM)

4) Kepala Bagian (Kabag) Umum

d. Direktur Produksi, yang dibantu oleh bagian:

1) Kepala Bagian (Kabag) Tanaman

2) Kepala Bagian (Kabag) Budidaya Kayu dan Tanaman Semusim

3) Kepala Bagian (Kabag) Teknik dan Pengelolaan

e. Direktur Pemasaran dan Renbang, yang dibantu oleh bagian:

1) Kepala Bagian (Kabag) Pemasaran

2) Kepala Bagian (Kabag) Perencanaan dan Pengembangan

Adapun masing-masing dari kepala bagian (kabag) tersebut masih membawahi bagian lainnya yang berfungsi untuk memudahkan dalam pengendalian dan operasional perusahaan.

Untuk pejabat jajaran menengah dapat dibuat bagan seperti berikut ini.

1. Manager Wilayah, dibantu oleh bagian:

a. Kontrolir Tanaman

b. Kontrolir Tekpol (teknik dan pengelolaan)

c. Staf TUK yang membawahi juru tulis

2. Wilayah Kebun, dibantu oleh Wakil Manager Kebun dan membawahi:

a. Asisten Administrasi dan Keuangan

b. Asisten Tanaman

c. Asisten Teknik dan Pengelolaan (Tekpol)

d. Asisten Agrowisata

e. Kepala Balai Pengobatan

3. Kepala Bagian

Pemaparan tersebut merupakan salah satu contoh bagan struktur organisasi beserta fungsinya dari perusahaan perkebunan yang dibuat secara sistematis, agar memudahkan dalam menjalankan roda perusahaan tersebut.

 

4.  Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

 Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F. W. Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.

Ø  Kelebihan atau manfaat struktur fungsional :

1. Profesionalisme atau keahlian yang lebih

Karena setiap management hanya menangani satu bidang saja, sehingga memunculkan orang-orang yang kompeten dibidangya masing-masing. hal ini menjadi salah satu faktor bagaimana masing-masing divisi berjalan sesuai dengan program yang telah direncanakan.

2. Perusahaan Lebih Produktif

Dengan struktur kerja yang baik menyebabkan para pekerja bekerja dengan giat guna mencapai hasil yang baik.

3.  Memunculkan Inovasi

Bagitu banyak orang-orang yang kompeten dibidang masing-masing, menimbulkan kreativitas, ide-ide serta inovasi sehingga perusahan tidak berjalan ditempat dan varietas kerja pun makin beragam.

4. Perusahaan lebih Berkembang dan maju

Dengan banyaknya inovasi yang muncul maka perusahaan pun akan cepat berkembang dengan mengatur setiap tujuan-tujuan yang diharapkan dapat memajukan perusahaan.

Ø  Manfaat Atau Keuntungan Struktur Organisasi Divisional :

stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis.

Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.

keuntungan struktur divisi:

1.      Lebih banyak fleksibilitas dalam menanggapi perubahan lingkungan

2.      Peningkatan koordinasi

3.      Poin tanggung jawabnya jelas

4.      Keahlian berfokus pada pelanggan tertentu, produk, dan wilayah

5.      Banyak kemudahan dalam restrukturisasi.

5.  Kerugian Struktur Fungsional Dan Struktur Divisional

Ø Kerugian atau kelemahann struktur fungsional :

1)    Karena banyak  orang yang ahli dan kompeten dibidangnya maka muncul konflik-konflik baik secara vertikal maupun horizontal,  Tidak jarang terjadi gesekan-gesekan opini dan ide dimasing-masing bidang yang dapat menganggu stabilitas perusahaan.

2)    Sulit mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang, divisi, serta ilmuwan-ilmuwan di masing-masing bidang.  sehingga harus merekrut dewan pengawas ditiap bidang.

3)    Penympangan-penympangan menjadi sulit terlacak dan lebih sering terjadi yang dapat merugikan perusahaan. banyaknya bidang yang harus dicontrol menyebabkan lemahnya pengawasan.

4)    Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing-masing individu merasa ahli dan berperan dalam perusahaan.

Ø Kekurangan atau kelemahan Struktur divisional :

Kerugian struktur divisi:

1)    Duplikasi sumber daya dan upaya di seluruh divisi

2)    Persaingan dan koordinasi yang buruk bisa terjadi antar divisi

3)    Penekanannya hanya pada tujuan dan biaya devisi tersebut.

B. Actuating Dalam Manajemen

1.      Pengertian Actuating Manajemen

                        Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

2.      Pentingnya Actuating Manajemen

Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya

secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam

manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut

manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.

            Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :

1.  Prinsip mengarah kepada tujuan

2.  Prinsip keharmonisai dengan tujuan

3. Prinsip kesatuan komando

            Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di atas.

3.  Prinsip Actuating Dalam Manajemen

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan atau actuating antara lain:

·        Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

·        Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

·        Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

·        Menghargai hasil yang baik dan sempurna

·        Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

·        Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

·        Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.    Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.    Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.    Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

4. Pentingnya Mencapai Actuating Dalam Managerial Yang Efektif

Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.

a)    Menciptakan kerjasama yang lebih efisien

b)    Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf

c)    Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan

d)    Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf

e)    Membuat organisasi berkembang secara dinamis.

Ada beberapa petunjuk untuk mencapai motivasi yang efisien, dalam bidang management, diantaranya:

a)    Usaha agar orang-orang merasa dirinya penting

b)    Usahakanlah untuk mengetahui perbedaan-perbedaan individu.

c)    Usahakan agar saudara menjadi pendengar yang baik.

d)    Hindarkan timbulnya perdebatan-perdebatan.

e)    Hormatilah perasaan orang lain.

f)     Gunakanlah pertanyaan/percakapan untuk mengajak orang-orang bekerja keras.

g)    Janganlah berusaha untuk mendominir.

h)   Ingatlah bahwa kebanyakan orang-orang adalah tamak.

i)     Praktekanlah management partisipatif

j)      Berikanlah perintah-perintah jelas dan lengkap.

k)    Gunakanlah instruksi-instruksi

l)        Selenggarakan pengawasan (supervisi) yang efektif.

Psikologi Management

Tugas Portofolio 1       

A. Pengantar

1.       Definisi Manajemen

Menurut Dr. SP. SIAGIAN dalam buku  “Filsafat administrasi” menegement dapat diadefinisikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangkapencapaian tujuan melalui orang lain. Definisi Management atau pengertian Management dapat kita lihat di beberapa sumber yang cukup terkenal lainnya.

Pengartian management menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) yaitu “pengguna sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran” atau “pemimpin yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi. Kata management seperti yang anda ketahui berasal dari bahasa inggris “management” yang berasal dari kata dasar “manage”.

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

2.      Definisi Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi dan memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu sesuai tujuan bersama. Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya. Sedangkan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk mau melakukan pap yang diinginkan pihak lainnya.

Pengertian Kepemimpinan menurut Tead; Terry; Hoyt (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu kegiatan atau seni mempengaruhi orang lain agar mau bekerjasama yang didasarkan pada kemampuan orang tersebut untuk membimbing orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan kelompok.

Moejiono (2002) memandang bahwa leadership tersebut sebenarnya sebagai akibat pengaruh satu arah, karena pemimpin mungkin memiliki kualitas-kualitas tertentu yang membedakan dirinya dengan pengikutnya. Para ahli teori sukarela (compliance induction theorist) cenderung memandang leadership sebagai pemaksaan atau pendesakan pengaruh secara tidak langsung dan sebagai sarana untuk membentuk kelompok sesuai dengan keinginan pemimpin (Moejiono, 2002).

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kepemimpnan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, bawahan atau kelompok, kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau kelompok, memiliki kemampuan atau keahlian khusus dalam bidang yang diinginkan oleh kelompoknya, untuk mencapai tujuan organisasi atau kelompok.

3.       Teori Kepemimpinan Contingency Fiedler (Matching Leaders And Task)

Model teori ini dikembangkan oleh Fiedler. Fiddler mendefinisikan efektivitas pemimpin dalam hal performa grup dalam mencapai tujuannya. Fiddler membagi tipe pemimpin menjadi 2: yang berorientasi pada tugas dan yang berorientasi pada maintenance. Dari observasi ini ditemukan fakta bahwa tidak ada korelasi konsisten antara efektifitas grup dan perilaku kepemimpinan.

Pemimpin yang berorientasi pada tugas akan efektif pada 2 set kondisi.

-       Pada set yang pertama, pemimpin ini sangat memiliki hubungan yang baik dengan anggotanya, tugas yang didelegasikan pada anggota sangat terstruktur dengan baik, dan memiliki posisi yang tinggi dengan otoritas yang tinggi juga. Pada keadaan ini, grup sangat termotivasi melakukan tugasnya dan bersedia melakukan tugas yang diberikan dengan sebaik-baiknya.

-       Pada set yang kedua, pemimpin ini tidak memiliki hubungan yang baik dengan anggotanya, tugas yang diberikan tidak jelas, dan memiliki posisi dan otoritas yang rendah. Dalam kondisi semacam ini, pemimpin mempunyai kemungkinan untuk mengambil alih tanggung jawab dalam mengambil keputusan, dan mengarahkan anggotanya.

Dari hasil penelitian, Fiedler menyimpulkan bahwa pendekatan yang berorientasikan tugas lebih efektif bila kondisi kelompok sangat menguntungkan (pemimpin baik/hubungan kelompok baik, posisi pemimpin kuat, dan struktur buruk/relasi kelompok buruk , posisi pemimpin lemah dan tugas yang tidak jelas). Kepemimpinan yang berorientasi kelompok lebih disukai/baik bila kondisi relatif stabil, yang dengan demikian perhatian dapat dicurahkan pada preservasi relasi kelompok, upaya pencegahan konflik, dan pekerjaan yang tidak efisien yang kemudian dapat membuat keadaan kelompok menjadi tidak harmonis.

4.     Teori Kepemimpinan Vroom&Yetton

Salah satu tugas utama dari seorang pemimpin adalah membuat keputusan. Karena keputusan2 yg dilakukan para pemimpin sering kali sangat berdampak kpd para bawahan mereka, maka jelas bahwa komponen utama dari efektifitas pemimpin adalah kemampuan mengambil keputusan yang sangat menentukan keberhasilan ybs melaksanakan tugas2 pentingnya.Menurut teori ini, gaya kepemimpinan yang tepat ditentukan oleh corak persoalan yang dihadapi oleh macam keputusan yang harus diambil. Model teori ini dapat digunakan untuk :

-       Membantu mengenali berbagai jenis situasi pemecahan persoalan secara berkelompok ( group problem solving situation)

-       menyarankan gaya – gaya kepemimpinan mana yang dianggap layak untuk setiap situasi. Ada tiga perangkat parameter yang penting yaitu klasifikasi gaya kepemimpinan, kriteria efektivitas keputusan, kriteria penemukenalan jenis situasi pemecahan persoalan.

Vroom dan Yetton (1973) mengembangkan model kepemimpinan normatif dalam 3 kunci utama: metode taksonomi kepemimpinan, atribut-atribut permasalahan, dan pohon keputusan (decision tree). 5 tipe kunci metode kepemimpinan yang teridentifikasi (Vroom & Yetton, 1973):

1.        Autocratic I:

membuat keputusan dengan menggunakan informasi yang saat ini terdapat pada pemimpin.

2.       Autocratic II:

membuat keputusan dengan menggunakan informasi yang terdapat pada seluruh anggota kelompok tanpa terlebih dahulu menginformasikan tujuan dari penyampaian informasi yang mereka berikan.

3.       Consultative I: berbagi akan masalah yang ada dengan individu yang relevan, mengetahui ide-ide dan saran mereka tanpa melibatkan mereka ke dalam kelompok; lalu membuat keputusan.

4.      Consultative II: berbagi masalah dengan kelompok, mendapatkan ide-ide dan saran mereka saat diskusi kelompok berlangsung, dan kemudian membuat keputusan.

5.       Group II: berbagi masalah yang ada dengan kelompok, mengepalai diskusi kelompok, serta menerima dan menerapkan keputusan apapun yang dibuat oleh kelompok.

5.     Path-goal Theory Dalam Kepemimpinan

Menurut teori path-goal, suatu perilaku pemimpin dapat diterima oleh bawahan pada tingkatan yang ditinjau oleh mereka sebagai sebuah sumber kepuasan saat itu atau masa mendatang. Perilaku pemimpin akan memberikan motivasi sepanjang (1) membuat bawahan merasa butuh kepuasan dalam pencapaian kinerja yang efektif, dan (2) menyediakan ajaran, arahan, dukungan dan penghargaan yang diperlukan dalam kinerja efektif (Robins, 2002).

Model path-goal menjelaskan bagaimana seorang pimpinan dapat memudahkan bawahan melaksanakan tugas dengan menunjukkan bagaimana prestasi mereka dapat digunakan sebagai alat mencapai hasil yang mereka inginkan. Teori Pengharapan (Expectancy Theory) menjelaskan bagaimana sikap dan perilaku individu dipengaruhi oleh hubungan antara usaha dan prestasi (path-goal) dengan valensi dari hasil (goal attractiveness). Individu akan memperoleh kepuasan dan produktif ketika melihat adanya hubungan kuat antara usaha dan prestasi yang mereka lakukan dengan hasil yang mereka capai dengan nilai tinggi. Model path-goal menganjurkan bahwa kepemimpinan terdiri dari dua fungsi dasar:

Fungsi Pertama; adalah memberi kejelasan alur. Maksudnya, seorang pemimpin harus mampu membantu bawahannya dalam memahami bagaimana cara kerja yang diperlukan di dalam menyelesaikan tugasnya.

Fungsi Kedua; adalah meningkatkan jumlah hasil (reward) bawahannya dengan memberi dukungan dan perhatian terhadap kebutuhan pribadi mereka.

B.Perencanaan, Penetapan Management

1.       Definisi Dari Perencanaan Management

perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

2.       Langkah-langkah dalam menyusun perencanaan management

Sebelum para manager dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan. Pada tahap perencanaan manager menentukan Apa yang akan dikerjakan, Kapan akan dikerjakan, Siapa yang akan mengerjakan dan Bagaimana mengerjakannya. Berikut ini langkah- langkah dalam menyusun perencanaan management :

o   Merumuskan Misi dan Tujuan.

Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan , sasaran-sasaran, kebijakan kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.

o   Memahami Keadaan Saat ini.

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan sampai jangka panjang.

o   Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan.

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

o   Menyusun rencana Kegiatan untuk mencapai Tujuan.

Tujuan dapat dicapai dengan beberapa cara, diantaranya adalah :

a.       Menyusun berbagai alternatif kebijaksanaan dan tindakan-tindakan yang mungkin dapat dipilih.

b.       Menilai dan membandingkan untung rugi setiap alternatif kegiatan kebijakan.

c.       Memilih dan menetapkan suatu alternatif yang paling cocok dan baik diantara alternatif-alternatif lain.

3.      Manfaat Perencanaan Dalam Suatu Organisasi

Organisasi adalah dimana sekumpulan orang-orang saling berpendapat dan mengerjakan suatu hal dimana hal tersebut membutuhkan suatu hasil yang diharapkan oleh satu organisasi tersebut.Organisasi membutuhkan suatu perencanaan untuk memudahkan pekerjaan mereka dalam memutuskan suatu keputusan yang ingin diambil.

Manfaat perencanaan bagi organisasi :

§  Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

§  Membuat tujuan lebih khusus,terperinci dan mudah di pahami

§  Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

§  Manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

4.     Jenis - Jenis Perencanaan Dalam Organisasi

§  Perencanaan Strategis

Yang disusun untuk mencapai tujuan umum organisasi, yaitu melaksanakan misi organisasi. Sering juga disebut Perencanaan Jangkah Panjang (longe range planning) adalah proses pengambilan keputusan yang menyangkut tujuan jangka panjang organisasi, kebijakan yang harus diperhatikan, serta strategi yang harus dijalankan untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk melaksanakan strategi tersebut harus pula disusun program kerja yang terinci, mencakup kegiatan yang harus dilakukan, kapan harus dimulai, kapan harus selesai, dan siapa yang harus bertanggung jawab, serta sumber daya manusia yang diperlukan. Singkatnya perencanaan strategik adalah proses perencanaan jangka panjang yang sudah diformalkan, yang digunakan untuk merumuskan tujuan organisasi serta cara menghadapinya.

§  Perencanaan Taktis / Taktik

Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik

§  Rencana operasional

Yang merupakan rincian tentang bagaimana rencana strategik dilaksanakan. Rencana Operasional terdiri atas bentuk , yaitu : (1) rencana sekali pakai (single use plan) yakni rencana yang disusun untuk mencapai tujuan tertentu dan dibubarkan segera setelah tujuan ini tercapai; (2) rencana permanen (standing plans), yakni pendekatan pendekatan yang sudah di standarisasi untuk menghadapi situasi berulang dan dapat diramalkan sebelumnya.

§  Perencanaan Normatif

Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.

Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan.