A. Pengorganisasi Struktur
Manajemen
1. Pengertian Struktur Organisasi
Struktur adalah cara
sesuatu disusun atau dibangun. Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya
minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan.
Struktur Organisasi
adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada
pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan,
bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.
Struktur organisasi
juga dapat diartikan susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam
organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan
meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda
tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi
juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan
penyampaian laporan.
2.
Pengorganisasian Sebagai Fungsi dari Manajemen
Struktur
Formal
Organisasi formal ialah
suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas,
serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki
struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang
dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang
dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi
formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu
faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.
Struktur Informal
Organisasi informal
adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam
organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggah
dengan struktur formal organisasi. Organisasi informal tumbuh karena berbagai
faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar
belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja,
mobilitas, dan simbol status).
Organisasi informal
dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan
organisasi.
Organisasi informal
adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas
serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Contoh : Arisan ibu-ibu
sekampung, belajar bersama anak-anak sd, dll.
3. Sertakan atau cantumkan
contoh struktur organisasi dari Sebuah Perusahaan
Berikut
ini adalah contoh bagan struktur organisasi beserta fungsinya dari perusahaan
perkebunan.
Untuk jajaran atas atau
pemimpin, struktur bagan organisasi terdiri atas.
1. Direktur Utama,
dibantu oleh bagian:
a.
Sekretaris Perusahaan dan Kepala Bidang Pengawasan
b. Direktur Keuangan,
yang dibantu oleh bagian:
1) Kepala Bagian
(Kabag) Akuntansi
2) Kepala Bagian (Kabag)
Keuangan
3) Kepala Bagian
(Kabag) PKBL
c. Direktur SDM dan
Umum, yang dibantu oleh bagian:
1) Kepala Bagian
(Kabag) Pengadaan
2) Kepala Bagian
(Kabag) Hukum
3) Kepala Bagian
(Kabag) Sumber Daya Manusia (SDM)
4) Kepala Bagian
(Kabag) Umum
d. Direktur Produksi,
yang dibantu oleh bagian:
1) Kepala Bagian
(Kabag) Tanaman
2) Kepala Bagian
(Kabag) Budidaya Kayu dan Tanaman Semusim
3) Kepala Bagian
(Kabag) Teknik dan Pengelolaan
e. Direktur Pemasaran
dan Renbang, yang dibantu oleh bagian:
1) Kepala Bagian
(Kabag) Pemasaran
2) Kepala Bagian
(Kabag) Perencanaan dan Pengembangan
Adapun masing-masing
dari kepala bagian (kabag) tersebut masih membawahi bagian lainnya yang
berfungsi untuk memudahkan dalam pengendalian dan operasional perusahaan.
Untuk pejabat jajaran
menengah dapat dibuat bagan seperti berikut ini.
1. Manager Wilayah,
dibantu oleh bagian:
a. Kontrolir Tanaman
b. Kontrolir Tekpol
(teknik dan pengelolaan)
c. Staf TUK yang
membawahi juru tulis
2. Wilayah Kebun,
dibantu oleh Wakil Manager Kebun dan membawahi:
a. Asisten Administrasi
dan Keuangan
b. Asisten Tanaman
c. Asisten Teknik dan
Pengelolaan (Tekpol)
d. Asisten Agrowisata
e. Kepala Balai
Pengobatan
3. Kepala Bagian
Pemaparan tersebut
merupakan salah satu contoh bagan struktur organisasi beserta fungsinya dari
perusahaan perkebunan yang dibuat secara sistematis, agar memudahkan dalam
menjalankan roda perusahaan tersebut.
4. Manfaat Struktur
Fungsional dan Struktur Divisional
Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh
F. W. Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak
mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi
perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan
tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang
berberda-beda.
Ø Kelebihan atau manfaat
struktur fungsional :
1. Profesionalisme atau
keahlian yang lebih
Karena setiap
management hanya menangani satu bidang saja, sehingga memunculkan orang-orang
yang kompeten dibidangya masing-masing. hal ini menjadi salah satu faktor
bagaimana masing-masing divisi berjalan sesuai dengan program yang telah
direncanakan.
2. Perusahaan Lebih
Produktif
Dengan struktur kerja
yang baik menyebabkan para pekerja bekerja dengan giat guna mencapai hasil yang
baik.
3. Memunculkan Inovasi
Bagitu banyak
orang-orang yang kompeten dibidang masing-masing, menimbulkan kreativitas,
ide-ide serta inovasi sehingga perusahan tidak berjalan ditempat dan varietas
kerja pun makin beragam.
4. Perusahaan lebih
Berkembang dan maju
Dengan banyaknya
inovasi yang muncul maka perusahaan pun akan cepat berkembang dengan mengatur
setiap tujuan-tujuan yang diharapkan dapat memajukan perusahaan.
Ø Manfaat Atau Keuntungan
Struktur Organisasi Divisional :
stuktur organisasi yang
dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok
orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama
di suatu wilayah geografis.
Secara umum dalam
struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari
masalah yang terkait dengan struktur fungsional.
keuntungan struktur
divisi:
1.
Lebih banyak fleksibilitas dalam menanggapi perubahan
lingkungan
2.
Peningkatan koordinasi
3.
Poin tanggung jawabnya jelas
4.
Keahlian berfokus pada pelanggan tertentu, produk, dan
wilayah
5.
Banyak kemudahan dalam restrukturisasi.
5. Kerugian Struktur
Fungsional Dan Struktur Divisional
Ø
Kerugian atau kelemahann struktur fungsional :
1) Karena banyak
orang yang ahli dan kompeten dibidangnya maka muncul konflik-konflik
baik secara vertikal maupun horizontal,
Tidak jarang terjadi gesekan-gesekan opini dan ide dimasing-masing
bidang yang dapat menganggu stabilitas perusahaan.
2)
Sulit mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang, divisi,
serta ilmuwan-ilmuwan di masing-masing bidang.
sehingga harus merekrut dewan pengawas ditiap bidang.
3) Penympangan-penympangan
menjadi sulit terlacak dan lebih sering terjadi yang dapat merugikan
perusahaan. banyaknya bidang yang harus dicontrol menyebabkan lemahnya
pengawasan.
4)
Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing-masing
individu merasa ahli dan berperan dalam perusahaan.
Ø
Kekurangan atau kelemahan Struktur divisional :
Kerugian struktur
divisi:
1) Duplikasi sumber daya
dan upaya di seluruh divisi
2) Persaingan dan
koordinasi yang buruk bisa terjadi antar divisi
3) Penekanannya hanya pada
tujuan dan biaya devisi tersebut.
B.
Actuating Dalam Manajemen
1.
Pengertian Actuating Manajemen
Dalam hal ini, George R. Terry (1986)
mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota
kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai
sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena
para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
pelaksanaan (actuating)
tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan,
dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat
melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung
jawabnya.
2.
Pentingnya Actuating Manajemen
Pengarahan merupakan
hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan
agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya
secara etektit serta
efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam
manajemen, pengarahan
ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut
manusia juga menyangkut
berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.
Manusia
dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang
dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :
1. Prinsip mengarah kepada tujuan
2. Prinsip keharmonisai dengan tujuan
3. Prinsip kesatuan
komando
Pada
umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud
agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang
dari prinsip-prinsip di atas.
3. Prinsip Actuating Dalam
Manajemen
Pengarahan merupakan
aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan
untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien
untuk mencapai tujuan.
Menurut Kurniawan
(2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan atau actuating antara lain:
· Memperlakukan pegawai dengan
sebaik-baiknya
· Mendorong pertumbuhan dan perkembangan
manusia
· Menanamkan pada manusia keinginan untuk
melebihi
· Menghargai hasil yang baik dan sempurna
· Mengusahakan adanya keadilan tanpa
pilih kasih
· Memberikan kesempatan yang tepat dan
bantuan yang cukup
· Memberikan dorongan untuk mengembangkan
potensi dirinya
Pengarahan yang
dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a.
Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari
pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses
pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai
tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan
fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain
seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan
yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
b.
Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja
untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan
perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi
penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan
mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan
perusahaan.
Semua ini dipengaruhi
oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk
memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi
apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka
menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c.
Prinsip kesatuan komando
Prinsip kesatuan
komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab
para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam
melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja,
maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin
besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
4. Pentingnya Mencapai Actuating Dalam Managerial Yang Efektif
Dalam pelaksanaannya
direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika
perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari
staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam
melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan
cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan)
apabila staff bekerja secara baik.
a) Menciptakan kerjasama
yang lebih efisien
b) Mengembangkan kemampuan
& keterampilan staf
c) Menumbuhkan rasa
memiliki & menyukai pekerjaan
d) Mengusahakan suasana
lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
e) Membuat organisasi
berkembang secara dinamis.
Ada beberapa petunjuk
untuk mencapai motivasi yang efisien, dalam bidang management, diantaranya:
a) Usaha agar orang-orang
merasa dirinya penting
b) Usahakanlah untuk
mengetahui perbedaan-perbedaan individu.
c) Usahakan agar saudara
menjadi pendengar yang baik.
d) Hindarkan timbulnya
perdebatan-perdebatan.
e) Hormatilah perasaan
orang lain.
f) Gunakanlah
pertanyaan/percakapan untuk mengajak orang-orang bekerja keras.
g) Janganlah berusaha
untuk mendominir.
h) Ingatlah bahwa
kebanyakan orang-orang adalah tamak.
i) Praktekanlah management
partisipatif
j)
Berikanlah perintah-perintah jelas dan lengkap.
k) Gunakanlah
instruksi-instruksi
l)
Selenggarakan pengawasan (supervisi) yang efektif.
