Tugas Portofolio 2

A.  Pengorganisasi Struktur Manajemen

1.    Pengertian Struktur Organisasi

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun. Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan.

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan, bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Struktur organisasi juga dapat diartikan susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

2.     Pengorganisasian Sebagai Fungsi dari Manajemen

Struktur Formal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur Informal

Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggah dengan struktur formal organisasi. Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status).

Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi.

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, dll.

3.  Sertakan atau cantumkan contoh struktur organisasi dari Sebuah Perusahaan

Berikut ini adalah contoh bagan struktur organisasi beserta fungsinya dari perusahaan perkebunan.

Untuk jajaran atas atau pemimpin, struktur bagan organisasi terdiri atas.

1. Direktur Utama, dibantu oleh bagian:

a.    Sekretaris Perusahaan dan Kepala Bidang Pengawasan

b. Direktur Keuangan, yang dibantu oleh bagian:

1) Kepala Bagian (Kabag) Akuntansi

2) Kepala Bagian (Kabag) Keuangan

3) Kepala Bagian (Kabag) PKBL

c. Direktur SDM dan Umum, yang dibantu oleh bagian:

1) Kepala Bagian (Kabag) Pengadaan

2) Kepala Bagian (Kabag) Hukum

3) Kepala Bagian (Kabag) Sumber Daya Manusia (SDM)

4) Kepala Bagian (Kabag) Umum

d. Direktur Produksi, yang dibantu oleh bagian:

1) Kepala Bagian (Kabag) Tanaman

2) Kepala Bagian (Kabag) Budidaya Kayu dan Tanaman Semusim

3) Kepala Bagian (Kabag) Teknik dan Pengelolaan

e. Direktur Pemasaran dan Renbang, yang dibantu oleh bagian:

1) Kepala Bagian (Kabag) Pemasaran

2) Kepala Bagian (Kabag) Perencanaan dan Pengembangan

Adapun masing-masing dari kepala bagian (kabag) tersebut masih membawahi bagian lainnya yang berfungsi untuk memudahkan dalam pengendalian dan operasional perusahaan.

Untuk pejabat jajaran menengah dapat dibuat bagan seperti berikut ini.

1. Manager Wilayah, dibantu oleh bagian:

a. Kontrolir Tanaman

b. Kontrolir Tekpol (teknik dan pengelolaan)

c. Staf TUK yang membawahi juru tulis

2. Wilayah Kebun, dibantu oleh Wakil Manager Kebun dan membawahi:

a. Asisten Administrasi dan Keuangan

b. Asisten Tanaman

c. Asisten Teknik dan Pengelolaan (Tekpol)

d. Asisten Agrowisata

e. Kepala Balai Pengobatan

3. Kepala Bagian

Pemaparan tersebut merupakan salah satu contoh bagan struktur organisasi beserta fungsinya dari perusahaan perkebunan yang dibuat secara sistematis, agar memudahkan dalam menjalankan roda perusahaan tersebut.

 

4.  Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

 Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F. W. Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.

Ø  Kelebihan atau manfaat struktur fungsional :

1. Profesionalisme atau keahlian yang lebih

Karena setiap management hanya menangani satu bidang saja, sehingga memunculkan orang-orang yang kompeten dibidangya masing-masing. hal ini menjadi salah satu faktor bagaimana masing-masing divisi berjalan sesuai dengan program yang telah direncanakan.

2. Perusahaan Lebih Produktif

Dengan struktur kerja yang baik menyebabkan para pekerja bekerja dengan giat guna mencapai hasil yang baik.

3.  Memunculkan Inovasi

Bagitu banyak orang-orang yang kompeten dibidang masing-masing, menimbulkan kreativitas, ide-ide serta inovasi sehingga perusahan tidak berjalan ditempat dan varietas kerja pun makin beragam.

4. Perusahaan lebih Berkembang dan maju

Dengan banyaknya inovasi yang muncul maka perusahaan pun akan cepat berkembang dengan mengatur setiap tujuan-tujuan yang diharapkan dapat memajukan perusahaan.

Ø  Manfaat Atau Keuntungan Struktur Organisasi Divisional :

stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis.

Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.

keuntungan struktur divisi:

1.      Lebih banyak fleksibilitas dalam menanggapi perubahan lingkungan

2.      Peningkatan koordinasi

3.      Poin tanggung jawabnya jelas

4.      Keahlian berfokus pada pelanggan tertentu, produk, dan wilayah

5.      Banyak kemudahan dalam restrukturisasi.

5.  Kerugian Struktur Fungsional Dan Struktur Divisional

Ø Kerugian atau kelemahann struktur fungsional :

1)    Karena banyak  orang yang ahli dan kompeten dibidangnya maka muncul konflik-konflik baik secara vertikal maupun horizontal,  Tidak jarang terjadi gesekan-gesekan opini dan ide dimasing-masing bidang yang dapat menganggu stabilitas perusahaan.

2)    Sulit mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang, divisi, serta ilmuwan-ilmuwan di masing-masing bidang.  sehingga harus merekrut dewan pengawas ditiap bidang.

3)    Penympangan-penympangan menjadi sulit terlacak dan lebih sering terjadi yang dapat merugikan perusahaan. banyaknya bidang yang harus dicontrol menyebabkan lemahnya pengawasan.

4)    Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing-masing individu merasa ahli dan berperan dalam perusahaan.

Ø Kekurangan atau kelemahan Struktur divisional :

Kerugian struktur divisi:

1)    Duplikasi sumber daya dan upaya di seluruh divisi

2)    Persaingan dan koordinasi yang buruk bisa terjadi antar divisi

3)    Penekanannya hanya pada tujuan dan biaya devisi tersebut.

B. Actuating Dalam Manajemen

1.      Pengertian Actuating Manajemen

                        Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

2.      Pentingnya Actuating Manajemen

Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya

secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam

manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut

manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.

            Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :

1.  Prinsip mengarah kepada tujuan

2.  Prinsip keharmonisai dengan tujuan

3. Prinsip kesatuan komando

            Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di atas.

3.  Prinsip Actuating Dalam Manajemen

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan atau actuating antara lain:

·        Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

·        Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

·        Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

·        Menghargai hasil yang baik dan sempurna

·        Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

·        Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

·        Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.    Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.    Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.    Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

4. Pentingnya Mencapai Actuating Dalam Managerial Yang Efektif

Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.

a)    Menciptakan kerjasama yang lebih efisien

b)    Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf

c)    Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan

d)    Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf

e)    Membuat organisasi berkembang secara dinamis.

Ada beberapa petunjuk untuk mencapai motivasi yang efisien, dalam bidang management, diantaranya:

a)    Usaha agar orang-orang merasa dirinya penting

b)    Usahakanlah untuk mengetahui perbedaan-perbedaan individu.

c)    Usahakan agar saudara menjadi pendengar yang baik.

d)    Hindarkan timbulnya perdebatan-perdebatan.

e)    Hormatilah perasaan orang lain.

f)     Gunakanlah pertanyaan/percakapan untuk mengajak orang-orang bekerja keras.

g)    Janganlah berusaha untuk mendominir.

h)   Ingatlah bahwa kebanyakan orang-orang adalah tamak.

i)     Praktekanlah management partisipatif

j)      Berikanlah perintah-perintah jelas dan lengkap.

k)    Gunakanlah instruksi-instruksi

l)        Selenggarakan pengawasan (supervisi) yang efektif.