Portofolio 3

A.  Mengendalikan Fungsi Manajemen

1.       Pengertian Controlling (mengendalikan)

Controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Dalam melaksanakan kegiatan controlling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang dicapai.

2.      Langkah - Langkah Mengendalikan Fungsi Manajemen

a.     Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

b.      Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

c.      Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

d.     Mengambil Tindakan Korektif

Prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

3.      Tipe - Tipe Kontrol Dalam Menejemen

Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

a.     Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

Pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

b.      Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)

Pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan atau pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

c.      Pengendalian preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

d.     Pengendalian represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

4.     Proses Kontrol Menajemen

a.     Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

b.      Penganggaran (Budgeting)

Program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

c.      Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting)

Pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan pusat-pusat tanggung jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman dimasa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

d.     Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini merupakan tahapan yang paling penting, karena menutup suatu siklus dari proses Pengendalian Manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa:

Ø Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali

Ø Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program ditahun yang akan datang.

Ø Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realitas.

Ø Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.

B.  Kekuasaan Dan Pengaruh

1.       Pengertian Kekuasaan

Kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain untuk mencapai sesuatu dengan cara yang diinginkan. Studi tentang kekuasaan dan dampaknya merupakan hal yang penting dalam manajemen. Karena kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, maka mungkin sekali setiap interaksi dan hubungan sosial dalam suatu organisasi melibatkan penggunaan kekuasaan.

2.      Sumber - Sumber Kekuasaan

a.               Kekuasaan yang bersumber pada kedudukan

Ø Kekuasaan formal atau Legal (French & Raven 1959)

Contohnya komandan tentara, kepala dinas, presiden atau perdana menteri.

Ø Kendali atas sumber dan ganjaran (French & Raven 1959)

Majikan yang menggaji  karyawannya, pemilik sawah yang mengupah buruhnya,  kepala suku atau kepala kantor yang dapat memberi ganjaran kepada anggota atau bawahannya.

Ø Kendali atas hukum

Kepemimpinan yang didasarkan pada rasa takut. Contohnya perman-preman yang memunguti pajak dari pemilik toko. Para pemilik toko mau saja menuruti kehendak para preman itu karena takut mendapat perlakuan kasar. Demikian pula anak kelas satu SMP yang takut pada senior kelas3 yang galak dan suka memukul sehingga kehendak seniornya itu selalu dituruti.

Ø Kendali atas informasi

Siapa yang menguasai informasi dapat menjadi pemimpin. Contohnya orang yang paling tahu jalan diantara serombongan pendaki gunung yang tersesat akan menjadi seorang pemimpin.

Ø Kendali ekologik (lingkungan)

Kendali atas penempatan jabatan.

Seorang atasan atau manager mempunyai kekuasaan atas bawahannya karena ia boleh menentukan posisi anggotanya.

Ø Kendali atas tata lingkungan.

Kepala dinas tata kota berhak memberi  izin bangunan. Orang-orang ini menjadi pemimpin karena kendalinya atas penataan lingkungan.

b.                Kekuasaan Yang Bersumber Pada Kepribadian.

Ø Keahlian atau keterampilan

Pasien-pasien di rumah sakit menganggap dokter sebagai pemimpin karena dokterlah yang dianggap sebagai ahli untuk menyembuhkan penyakitnya.

Ø Persahabatan atau kesetiaan

Sifat dapat bergaul, setia kawan atau setia kepada kelompok dapat merupakan sumber kekuasaan sehingga seseorang dianggap sebagai pemimpin. Contohnya pemimpin yayasan panti asuhan dipilih karena memiliki sifat seperti Ibu Theresa.

Ø Karisma

Ciri kepribadian yang menyebabkan timbulnya kewibawaan pribadi dari pemimpin juga merupakan salah satu sumber kekuasaan dalam proses kepemimpinan

c.               Kekuasaan yang bersumber pada politik

Ø Kendali atas proses pembuatan keputusan (Preffer  & Salanick, 1974)

Ketua menentukan apakah suatu keputusan akan di buat dan dilaksanakan atau tidak.

Ø Koalisi (stevenson, pearce & porter 1985)

Ditentukan hak dan wewenang untuk membuat kerjasama dalam kelompok.

Ø Partisipasi (Preffer, 1981)

Pempimpin yang mengatur pastisipasi dari masing-masing anggotanya.

Ø Institusionalisasi

3.      Unsur - Unsur Kekuasaan

a.               Wewenang

Mengenai peranan atas posisi yang resmi atau adanya hak, ada kejelasan dan ada surat yang pasti.wewenang dapat bersifat formal maupun informal. Wewenang yang bersifat informal biasanya untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahannya.

b.                Paksaan

Adanya ancaman yang tidak di inginkan kekuasaan yang bersifat ilegal atau tidak resmi

Contoh seorang preman yang sering menganggu dan memalak seseorang dengan cara paksa.

c.               Manipulatif

Merupakan kekuasaan yang bersifat licik yang dapat menipu atau mempengaruhi orang lain agar seseorang dapat tertarik padanya. sebuah titik dimana kita berusaha “melebihkan” atau “mengurangkan” sesuatu, sehingga tidak tampak seperti keadaan nyatanya.

d.               Kerjasama

Kerjasama adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara individu atau kelompok untuk mencapai suatu tujuan. Contoh : dalam kelompok adanya kerjasama dalam memperoleh tujuan.

e.               Upah dan prestasi kerja

Prestasi kerja dari setiap karyawan perlu dinilai. Oleh karena itu Penilaian prestasi kerja adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja. contoh : seorang yang bekerja dan mengerjakan apa yang diperintahkan bosnya karena berharap mendapatkan upah yang diberikan.atasannya

4.     Bentuk - Bentuk Kekuasaan Menurut French & Raven

a.               Coercive Power

Kemampuan untuk menghukum atau memperlakukan seseorang yang tidak melakukan permintaan atau perintah. Diperoleh dari salah satu kapasitas untuk membagikan punishment pada mereka yang tidak mematuhi permintaan atau perintah. Kekuasaan ini juga bisa dibilang kekuasaan karena rasa takut oleh seseorang yang memiliki kuasa dalam suatu hal. Contoh dari Coercive power adalah : misal, seorang atasan memberikan pemotongan gaji terhadap karyawan/bawahannya, karena bawahaanya tersebut telah melanggar peraturan perusahaan, bahkan jika kesalahan bawahannya tersebut fatal, maka si atasan akan melakukan pemecatan terhadapnya, atau seorang guru memberikan hukuman terhadap siswanya, dengan memberikan tugas yang banyak.

b.                Insentif Power

Reward power adalah suatu sikap yang patuh /tunduk yang dicapai berdasarkan kepatuhan atau kemampuan untuk memberikan reward (imbalan) agar dipandang orang lain berharga, seseorang akan patuh terhadap orang lain, jika dijanjikan akan diberikan sebuah imbalan yang sesuai dengan prestasinya. Selain itu reward power juda bisa diartikan kemampuan dalam mengontrol distribusi dalam pemberian reward atau menawarkan pada grup lainnya. Contoh dari Reward Power adalah bisa dalam bentuk : Bintang emas untuk murid, gaji untuk karyawan, positif feed back untuk karyawan, makanan untuk orang kelaparan, kebebasan untuk narapidana, dan bahkan bunuh diri untuk yang merasa hidupnya tersiksa.

c.               Legitimate Power

Legitimate power adalah Pemimpin memperoleh hak dari pemegang kekuatan untuk memerlukan dan menuntut ketaatan. Seseorang yang telah memiliki legitimate power, akan menuntut bawahan atau pengikutnya untuk selalu taat pada peraturannya. Karena legitimate power memiliki definisi lain, yaitu kekuatan yang bersumber dari otoritas yang dapat dipertimbangkan hak untuk memerlukan dan pemenuhan perintah. Contoh daro Legitimate Power adalah : Pegawai polisi mengatakan penonton untuk pindah jika berada dalam suatu konser atau pertunjukan musik, dosen menunggu isi kelas diam dan tenang sebelum mengajarkan materinya.

d.               Expert power

Pengaruh berdasar pada kepercayaan target bahwa pemegang kekuatan memiliki keahlian dan kemampuan yang superior dalam bidangnya. Seseorang yang memang ahli dalam bidangnya, akan mudah untuk menguasai/ mempengaruhi orang lain.Para anggota dalam suatu kelompok, pasti memiliki skill dan kemampuan yang berbeda. Maka dari itulah, suatu kelompok tercipata untuk saling melengkapi kekurangan anggota kelompki lainnya. Contoh dari expert power adalah : seorang pasien percaya pada hasil diagnose dokter atas pentakit yang dideritanya, seseorang percaya pada seorang ilmuwan pada bidang, karena ilmuwan tersebut telah membuktikan hasil penelitiaanya.

e.               Referent Power

Pengaruh yang didasarkan pada pemilikan sumber daya atau ciri pribadi yang diinginkan oleh seseorang, berkembang dari rasa kagum terhadap orang lain, untuk menjadi seperti orang yang dikaguminya itu, dikarenakan adanya karisma. Contoh dari referent power adalah : Misalnya seorang pengikut dalam suatu kelompok, sangat mengagumi ketua kelompoknya, karena ketua kelompoknya tersebut memiliki pribadi yang kompeten, baik hati, bersikap mengayomi kepada semua pengikutnya, dan tidak pernah bersikap otoriter.